Directives sur les visas de visiteur pour les diffuseurs de spectacles et les artistes étrangers

De nombreuses organisations artistiques canadiennes présentent des spectacles d’artistes étrangers, tantôt de façon régulière, tantôt sur une base plus occasionnelle.

Accueillir des artistes étrangers est exaltant. Cela ajoute des éléments de diversité à la programmation et peut favoriser les échanges culturels réciproques.

En même temps, la présentation d’artistes étrangers peut impliquer de multiples exigences administratives, notamment le visa de visiteur.

Voici les étapes importantes que les diffuseurs de spectacle doivent prendre en compte avant d’engager un artiste étranger.

1. Vérifier les exigences d’admission.

En premier, vérifiez les exigences d’admission, en fonction du pays de délivrance du passeport pour chaque artiste étranger.  

Selon leur pays de délivrance du passeport, les artistes étrangers, ainsi que les membres de leur équipe, peuvent ou non avoir besoin d’un visa de visiteur (également appelé visa de résident temporaire) :

• Pays dispensés de l’obligation de visa
• Pays ayant besoin d’un visa

Les artistes et les membres de l’équipage venant des pays ayant besoin d’un visa doivent demander et obtenir un visa de visiteur avant de se rendre au Canada. De plus, il peut leur être demandé de fournir des données biométriques. Les exigences biométriques doivent être satisfaites avant que la demande de visa puisse être traitée.

Ce formulaire peut être utilisé pour connaître les exigences d’admission exactes pour chaque artiste et membre d’équipage. À ce stade, il serait utile de recueillir les noms, rôles, adresses permanentes et pays de délivrance des passeports de chaque artiste et membre d’équipage, afin qu’ils puissent être assistés tout au long de la procédure en fonction de leur situation personnelle. Ce modèle de feuille de calcul peut être utilisé pour collecter ces informations.

2. Entamez la procédure de demande de visa de visiteur bien avant le spectacle.

Si vous souhaitez présenter des artistes venant des pays ayant besoin d’un visa, entamez la procédure le plus tôt possible. 

Au minimum, les demandes de visa devraient être déposées six mois avant la date de la première représentation au Canada.

N’oubliez pas que certains pays peuvent avoir des délais de traitement particulièrement longs. Si le délai de traitement moyen pour le pays d’origine de l’artiste est supérieur à 6 mois, accordez-vous une marge supplémentaire de 2 mois. Par exemple, pour un délai de traitement moyen de 7 mois, les artistes devraient soumettre leur demande de visa 9 mois avant la date du premier spectacle.

Si la date prévue pour la première représentation au Canada est antérieure à ces délais minimaux, nous vous conseillons vivement de reporter la date de votre événement. Ne courez pas le risque de programmer un événement et d’être contraint de l’annuler en raison de retards dans l’obtention des visas.

3. Enregistrez l’événement auprès de l’Unité des événements spéciaux (optionnel).

Si l’événement comprend au moins 10 artistes (incluant les membres de l’équipe de tournée) venant des pays ayant besoin d’un visa, vous pouvez l’enregistrer auprès de l’Unité des événements spéciaux d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). Une fois que vous avez enregistré votre événement, l’Unité peut vous fournir des informations et un soutien précieux. Par exemple, elle peut informer les bureaux des visas à l’étranger d’un événement enregistré, ce qui permet aux bureaux de planifier le traitement des demandes de visa des artistes dans les délais impartis.

Notes: 

• IRCC recommande de remplir Avis d’activité ou de rencontre internationale formulaire au moins six mois avant la date de début du spectacle. 
• Si l’événement fait partie d’une tournée, une seule inscription est requise pour l’ensemble de la tournée. Dans ce cas, l’enregistrement est normalement effectué par l’organisation qui présente la première représentation Canada.
• Si l’événement ne comprend pas un minimum de 10 artistes et membres de l’équipe de tournée venant des pays ayant besoin d’un visa, vous pouvez toujours bénéficier du soutien de l’Unité des événements spéciaux via CAPACOA (voir ci-dessous).

4. Accompagnez les artistes étrangers dans leurs démarches et surveillez les progrès réalisés.

• Fournissez une lettre d’invitation aux artistes étrangers en vous inspirant de ce modèle. Si vous offrez une aide financière quelconque pour les frais de voyage et d’hébergement, veillez à le mentionner dans la lettre.
• Informez les artistes de la procédure.
  • Informez-les des exigences d’admission (voir plus haut).
  • Dirigez-les vers la page web des visas de visiteur, où ils trouveront des informations sur les étapes de la demande et les documents à fournir.
  • Encouragez-les à fournir toutes les pièces justificatives, telles que leur historique de voyage, leur itinéraire, leur relevé de compte et votre lettre d’invitation. Tout document prouvant que l’artiste quittera le Canada après sa (ses) représentation(s) de spectacle peut améliorer les chances de succès de la demande.
• Les demandeurs doivent suivre leur demande de visa attentivement par l’outil de suivi de l’état des demandes, tout au long de la procédure.
  • Les demandeurs doivent consulter régulièrement la section « Vos prochaines étapes ».
  • Les demandeurs doivent également consulter la section « Détails à propos de la demande ». Si une section a le statut « en attente », le demandeur doit prendre rapidement les mesures nécessaires, qu’il s’agisse d’une demande de paiement, de fourniture de données biométriques, de documents supplémentaires ou d’envoi de son passeport.
  • Si le demandeur n’a pas encore fourni ses données biométriques, il recevra des instructions pour le faire. Le traitement de la demande ne commencera pas tant que les données biométriques n’auront pas été fournies. Par conséquent, le fait de ne pas fournir les données biométriques en temps voulu entraînera des retards inutiles.
  • Les demandeurs ne doivent pas attendre passivement les notifications par courrier électronique ou postal. Les notifications par courriel peuvent être bloquées par un filtre antipourriel ou être interprétée comme un courriel indésirable. Le courrier peut être perdu. C’est pourquoi il est essentiel que les demandeurs suivent activement l’état d’avancement de leur demande.
  • Pour en savoir plus sur le suivi de l’état d’avancement d’une demande, cliquez ici.

5. Si des retards inhabituels se produisent…

Si les artistes et les membres de leur équipe ont entamé la procédure de demande de visa dans les échéances minimales (voir ci-dessus) ; 

ET, 

Si les demandes de visa ne sont toujours pas approuvées six semaines avant la date du voyage au Canada :

• Votre événement est enregistré auprès de l’Unité des événements spéciaux ? Prenez contact avec eux – ils informeront le centre de réception des demandes de visa de votre événement à venir.
• Votre événement n’était pas admissible à l’enregistrement ? Vous pouvez toujours obtenir le soutien de l’Unité des événements spéciaux via CAPACOA.

Si deux semaines après votre suivi, soit auprès de l’Unité des événements spéciaux, soit par CAPACOA, il n’y a toujours pas de progrès en ce qui concerne la (les) demande(s) en suspens :

• Demandez de l’aide au bureau de circonscription de votre député(e). Bien que votre député(e) ne puisse pas influencer ou accélérer la procédure de demande de visa, il/elle peut s’enquérir de son statut, ce qui peut parfois aider à débloquer un dossier.
• Le demandeur devrait rédiger et soumettre une lettre demandant un traitement prioritaire. Cette lettre doit comporter une justification claire et être accompagnée de documents justificatifs. La lettre doit être envoyée au bureau du (de la) député(e) de l’organisateur.

6. Si une demande de visa est refusée…

1. Informez CAPACOA. Envoyez-nous un courriel et incluez toutes les informations demandées dans ce gabarit de cas. Les informations que vous nous fournirez nous aideront à plaider en faveur d’une amélioration du traitement des demandes de visa.
   
2. Si le demandeur de visa peut fournir des documents supplémentaires attestant qu’il quittera le Canada avant la fin de son séjour autorisé, il peut soumettre une nouvelle demande accompagnée d’une lettre demandant un traitement prioritaire. Sachez toutefois que cette deuxième demande pourrait également être rejetée.

7. Bon spectacle !

Si vous suivez ces étapes correctement, les artistes étrangers devraient obtenir leur visa à temps pour leur tournée au Canada.

Une fois que les artistes étrangers ont obtenu un visa et sont prêts à se rendre au Canada, assurez-vous de leur fournir les coordonnées d’une personne-ressource de votre organisation, disponible 24 heures sur 24.

Ces coordonnées sont utiles dans les situations suivantes :

• Un artiste a besoin de vous contacter en raison d’un retard dans son voyage.
• Un agent des services frontaliers demande à un artiste de fournir ces informations. 

Vous devez également fournir à tous les artistes étrangers une version originale de la lettre d’invitation, car il se peut qu’on leur demande d’en présenter une à leur entrée au Canada.

Autres exigences pour les artistes étrangers

Autorisation électronique de voyage

Même si les artistes étrangers détiennent un passeport d’un pays dispensé de l’obligation de visa, il est très probable qu’on leur demande d’obtenir une autorisation de voyage électronique (communément appelée « AVE ») avant de s’envoler vers le Canada.

Permis de travail

Le visa de visiteur et le permis de travail sont deux conditions d’entrée distinctes et indépendantes. Les artistes étrangers qui ne font que jouer un spectacle existant (mais qui ne répètent pas ou ne contribuent pas à une production au Canada), ou qui ne travaillent qu’en tant qu’artistes étrangers pour un engagement limité dans le temps, sont dispensés de permis de travail conformément au règlement R186(g). En revanche, les artistes étrangers à contribuer à une nouvelle production (par exemple, en tant que metteur(euse) en scène, concepteur(trice) ou artiste) sont soumis aux exigences en matière de permis de travail et d’EIMT.

Fiscalité internationale

Toute organisation canadienne qui effectue un paiement à un artiste ou à une entreprise non-résidente pour des services rendus au Canada doit retenir et verser une retenue à la source de 15 % (les organisations artistiques établies au Québec sont également soumises à des exigences supplémentaires en matière de retenue à la source). En outre, il existe des obligations de déclaration d’informations pour le payeur canadien ainsi que des obligations de déclaration d’impôts pour les artistes non-résidents.

Pour en savoir plus sur la fiscalité internationale.